jueves, 15 de noviembre de 2018

El rol de RRHH para activar la Transformación Digital

Nuevas tecnologías y la digitalización de las empresas están aquí para quedarse. Sin embargo, a muchas organizaciones les cuesta adaptarse a la nueva era digital. Una de las cosas que se pueden observar en aquellas organizaciones es su recelo a reconocer que la transformación digital no se trata solo de tecnología. Jason Averbook* señaló que "hay cientos de soluciones empresariales disponibles en el mercado, pero no cambiarán nada a menos que la fuerza laboral cambie con eso"Por lo tanto, es fundamental alinear a Recursos Humanos con el plan de Transformación Digital de la empresa.


Con cualquier cambio o transformación, uno de los desafíos más importantes es garantizar que los empleados estén de acuerdo con el viaje, por lo que fomentar el compromiso de los empleados es clave pero ¿cómo se logra? A continuación algunas sugerencias:

  • Definir previamente las habilidades y competencias que necesitan antes de utilizar la tecnología disponible. Para esto se deben considerar una serie de factores, incluida la velocidad del cambio, los presupuestos disponibles y cúales son las posibles brechas futuras. Luego, contratar externamente o pensar cómo mejorar la capacidad de los empleados existentes para ayudar a la organización a encarar los cambios en el futuro.
  • Ayuda a los empleados a vencer su miedo al cambio.Muchos empleados verán este cambio como una amenaza. Pero ser transparente comunicando a los diferentes equipos acerca de hacia dónde se dirige su área en términos de digitalización y cuáles serán los próximos pasos, contribuye a mejorar su actitud. Además, es esencial revelar las ventajas de la transformación, no solo para la empresa sino también para sus empleados como profesionales.
  • Los empleados deben adaptarse a la misma velocidad que los cambios del mercado. La formación es el "driver" para la adopción y utilización de las nuevas tecnologías. Desarrolle un plan de capacitación que se centre en los cambios en los procesos y la tecnología de tal manera que sus empleados se mantengan continuamente actualizados. Las tecnologías, los conceptos y las estrategias cambian rápidamente, y sus empleados deben adaptarse a la misma velocidad para que las empresas no se queden atrás. (Conocé como DOKUMENTOR puede ayudarte)
En otras palabras, cualquier transformación digital será tan buena como la mentalidad, las personas y procesos que lo impulsan. Si Recursos Humanos puede trabajar con la empresa para apoyar estos tres aspectos cruciales, la herramienta de tecnología que se implemente tiene muchas más posibilidades de éxito.



*Book: The Ultimate Guide to a Digital Workforce Experience ~ Leap for a Purpose by Jason Averbook. 

jueves, 4 de octubre de 2018

Digitalización de facturas: consejo para una gestión eficiente

La reducción de los costos operativos de un negocio es un punto importante en la lista de objetivos de las empresas, y el proceso manual de facturas de proveedores se encuentra entre las tareas más importantes y costosas.

A pesar de la revolución digital, no cabe duda que la gestión de las facturas de proveedores sigue presentando desafíos. A veces pareciera que todavía estamos viviendo en la década de los ´80: algunas facturas todavía llegan en papel, no tienen un formato uniforme y se contabilizan manualmente, lo que resulta desgastante y toma mucho tiempo.

¿Calculaste cuanto tiempo y dinero le toma a tu empresa procesar una factura? El resultado puede asombrarte. Pero no te preocupes. Existen herramientas tecnológicas que te permitirán obtener mayor ROI y mas rápido.




Cuando hablamos de la digitalización de facturas no nos referimos solamente a una forma de eliminar papel y sus problemas asociados de archivo, ni de trabajar más cómodamente. Estamos haciendo hincapié en una estrategia básica de reducción de costos, tiempo y errores operativos.

En muchas empresas hay personas que se dedican exclusivamente a introducir datos de las facturas en el sistema contable. Pero no debemos olvidar el factor del error humano. Un software de captura y extracción de datos de facturas puede eliminar errores de entrega de datos casi al 100% y automatizar este proceso para que las personas aprovechen su tiempo en funciones más productivas para la empresa.
Para poder reducir la participación de personas en el proceso necesitamos software que sea capaz de:
  • Capturar los documentos desde múltiples fuentes (email, escáner, portal, etc) 
  • Automatizar el inicio de un flujo de trabajo cada vez que se detecte una nueva factura. 
  • Reconocer y extraer automáticamente los datos de la factura. 
  • Automatizar el archivo de la factura. 
  • Exportar automáticamente los datos de la factura al ERP 

Sin embargo, aunque hay diversas herramientas tecnológicas de captura de datos en el mercado, muchas aún no pueden superar algunos retos.

El primero de estos retos es la falta de uniformidad en las facturas, como mencionamos al principio. Aunque en apariencia, todas las facturas son iguales a los ojos de los humanos, el diseño de las facturas de un proveedor difiere con el de otros. Por lo tanto, la posición en la que aparecen los datos no siempre es la misma, lo que dificulta la capacidad de algunas herramientas de captura en encontrarlos. DOKUMENTOR te ofrece una solución que garantiza al menos el 80% de reconocimiento de los datos extraídos.

Otro problema frecuente es que si bien todos los datos como fechas o monedas deben tener el mismo formato en el software contable, dicho formato varía en las facturas origen. Por ejemplo, un proveedor puede utilizar guiones en lugar de barras para separar los dígitos de la fecha, o incluso, colocar las fechas en letras. Las personas sabemos interpretar estos escenarios y traducir para el software contable estos datos, pero no todos los software tienen la autonomía o inteligencia para tomar estas decisiones. Nuevamente te aseguramos que las soluciones propuestas por DOKUMENTOR pueden superar este reto también.

Nuestras soluciones también cuentan con poderosos módulos customizables para validar información en distintas instancias del proceso, como por ejemplo, validación de CAE de las facturas con AFIP.

En cuanto a la integración con otros sistemas, la herramienta te permitirá automatizar la exportación de los datos a tu ERP, sin importar cuál utilices.

En conclusión, en DOKUMENTOR te ofrecemos una solución para automatizar de principio a fin el proceso de cuentas a pagar, cubriendo toda la necesidad del negocio y reduciendo los costos de entrada de datos y demoras en al menos un 50%.


¿Querés ver una demo? Contactános.

viernes, 10 de agosto de 2018

3 mitos sobre RPA (Robotic Process Automation)

Durante los últimos años el mercado ha sido altamente competitivo e innovador. Por eso, las empresas están constantemente buscando adquirir ventajas competitivas haciendo uso de la tecnología. Y RPA (Robotic Process Automation) es una de las últimas herramientas de las que muchas organizaciones se han aprovechado para lograr mayor eficiencia en la ejecución de los procesos de negocio.

Lo primero que conviene advertir es que, aunque empleemos la palabra robots, no debemos pensar en androides al estilo de las películas de ciencia ficción, ni siquiera en los brazos articulados programables que vemos en tantas y tantas fábricas fuertemente robotizadas. De lo que hablamos en este caso es de software que automatiza tareas de oficina.
El Instituto de Automatización Robótica de Procesos (IRPA, por sus siglas en ingles), define RPA como: “la aplicación de tecnología que permite a los empleados de una compañía configurar un software o un robot para capturar e interpretar las aplicaciones existentes para procesar una transacción, manipular datos, activar respuestas y comunicarse con otros sistemas digitales”
Los beneficios del uso de RPA son:
  • Automatización: Se utiliza RPA en lugar de a una persona para capturar información y procesar una transacción o completar un proceso repetitivo.
  • Ahorro de costos: Permite eliminar la necesidad de dedicar muchos recursos humanos a tareas repetitivas.
  • Eliminación de errores y “re-trabajos”: Se evitan equivocaciones humanas  y disminuye dos dígitos en las tasas de error
  • Escalabilidad: RPA crea una fuerza laboral virtual ya que los servicios se brindan 24 x 7 x 365
  • Motivación: Los recursos humanos se liberan de las tareas tediosas y repetitivas y pueden concentrarse en actividades creativas y de más valor.
Aunque RPA no es una herramienta tan nueva, deambulan muchas creencias y conceptos erróneos.  A continuación describimos algunos de ellos y los hechos reales detrás de todo:

Mito # 1- RPA reemplazará a las personas
Hecho: RPA interactúa con las personas y se integra con los sistemas existentes.
Libera a los recursos humanos de tareas repetitivas y les da la oportunidad de liberar su valioso potencial para centrarse en los valores que incluye el trabajo y transmitir un encuentro más notable con el cliente. RPA ofrece espacio para el avance, la inventiva y la mejora compartida.

Mito # 2Es necesario automatizar un proceso por completo para tener un gran caso de negocio
Hecho: El resultado de automatizar una o varias actividades de un proceso, puede ser suficiente para tener un caso de negocio exitoso

Mito # 3RPA sólo es implementado con fines de ahorro en costos
Hecho: RPA asegura la calidad e integridad en la información, además de la eficiencia en los procesos

En DOKUMENTOR estamos convencidos de que RPA ayuda a crear espacios de trabajos únicos. No es una amenaza sino una herramienta que permite aprovechar la creatividad y el talento humano para enfocarse en las estrategias comerciales. 

¿Te gustaría probar RPA para automatizar tus procesos de negocio?

Contactános a info@dokumentor.com.ar 

miércoles, 13 de junio de 2018

Transformación digital: Enfoque práctico

Webinar - Martes 26 de Junio 14.30hs

La transformación digital ha cambiado prácticamente todo en el mundo de los negocios. Desde la movilidad hasta la seguridad, los procesos de negocio y la construcción de aplicaciones, hay una amplia gama de áreas donde muchas empresas pueden avanzar en su viaje digital. Pero ¿en qué consisten estas nuevas tecnologías? ¿Cómo te puede servir adoptar soluciones innovadoras en tus procesos de negocio?





Este webinar te ayudará a entender mejor soluciones que van desde la gestión documental hasta RPA. La idea es que conozcas las herramientas tecnológicas que persigan los siguientes objetivos:
-favorecer la productividad
-mejorar la calidad de trabajo
-mejorar la transparencia en la toma de decisiones
-fortalecer el intercambio de experiencias y mejores prácticas
-promover la movilidad interna y la adaptabilidad de los empleados a los cambios.


jueves, 5 de abril de 2018

Curso remoto de digitalización y gestión de documentos

Está dirigido a todos aquellos que deseen optimizar el manejo de documentos en su lugar de trabajo o que quiera ofrecer esta clase de servicio a sus clientes. 
Los alumnos conocerán las nuevas herramientas y tecnologías disponibles en el mercado para reducir el uso del papel y agilizar gestiones administrativas. Al finalizar el curso podrán relevar necesidades y definir procesos usando gestión digital así como elegir correctamente los sistemas que compondrán la solución entendiendo sus funciones y capacidades.



La modalidad del curso es en forma remota. Es decir que los alumnos serán invitados a sesiones en vivo y en directo con el instructor, quien además les ofrecerá presentaciones y demos en línea. Podrán realizar sus preguntas y serán respondidas en el momento. Al finalizar cada sesión recibirán la grabación de la misma y podrán realizar consultas adicionales por email.

Temario:
  1. Introducción. Modelos de trabajo, Multicanalidad, Tendencias de mercado. 
  2. Proceso de digitalización - Conceptos clave y Etapas
  3. Scanners - Tipos, segmentos, funciones incorporadas y proveedores
  4. Software de digitalización - Funciones, tecnologías y objetivo
  5. Administradores de contenido (DMS/CMS/ECM) -Búsqueda y visualización de imágenes
  6. Administración física - Metodología y sistema de organización
  7. Estimaciones (Operaciones) - Relevamiento y análisis de carga de trabajo
  8. Soluciones (Comercial)-  Aplicaciones, soluciones por segmento, precios de referencia
Para más información no dudes contactarnos

martes, 13 de marzo de 2018

Lea esto antes de implementar una solución de gestión documental

Muchas empresas buscan una solución de gestión documental. Las razones pueden variar: organizar la documentación digital con la que se trabaja, mejorar el flujo de trabajo de la empresa o generar competitividad para reaccionar con mayor flexibilidad y rapidez a los cambios del mercado, despapelizarse o cumplir con nuevas regulaciones. De seguro el nuevo sistema puede contribuir a lograr estos objetivos y optimizar muchos procesos, ¿pero realmente entienden los problemas actuales que enfrenta la compañía en el manejo de los documentos cuando buscan la solución?

Implementar un gestor documental no es tan solo un cambio tecnológico, es fundamental identificar primero las dificultades operativas relacionadas a la administración de los documentos. A continuación detallamos algunos pasos a seguir para asegurar el éxito.




En una organización existen distintos departamentos que pudieran beneficiarse de un nuevo sistema de gestión documental. Incluso dentro de un mismo departamento se pueden tener varios procesos, por ejemplo, dentro un departamento de finanzas se llevan a cabo funciones como: cuentas por pagar, cuentas por cobrar, informes financieros, auditoría financiera, entre otras.

Una vez identificados los departamentos y procesos se debe considerar el impacto, dónde aprietan más los zapatos. Suele ser donde hay más personas involucradas haciendo trabajos manuales, aquellos que generan quejas constantes de clientes, aquellos que toman demasiado tiempo, aquellos que generan costos en multas o procesos judiciales, etc.

Aquí es donde comienza la clave del éxito: para entender los problemas de cada uno de ellos se debe "escuchar" a los empleados. No solo a los jefes de departamentos, sino también a los operadores o trabajadores de la línea de negocio. Involucrar a los usuarios finales es imprescindible. Ellos son lo que mejor saben cuáles son las herramientas que necesitan para desarrollar su trabajo diario. Sería lógico hacerlos partícipes de un proceso que al fin y al cabo les afectará directamente. Así se podrá dimensionar correctamente la solución a implementar. Conociendo qué usuarios utilizaran el nuevo software, qué datos se necesitan indexar, cómo se organizará la información, cómo debe ser el proceso en sí.

Una vez hecho esto, recién es momento de analizar la compatibilidad técnica e integraciones: qué sistemas se utilizan para cada proceso y si es necesario que el software de gestión documental interactúe con ellos (CRM, ERP, BPM, etc)

Por último y no menos importante: un periodo de formación. De nada sirve adquirir las últimas tecnologías ni el software más avanzado si después los empleados de la organización no están preparados y no saben manejarlo. Será mucho más fácil evitar su rechazo si ellos también ven las ventajas que el nuevo software podría aportar a su forma de trabajar.

En DOKUMENTOR queremos conocer cuáles son las problemáticas funcionales, brindarte una solución a medida y capacitarte.

sábado, 6 de enero de 2018

Cómo sacarle mayor provecho a la gestión documental: consiga increíbles resultados con una organización inteligente

Muchas empresas cuenta con un gestor documental que les permite localizar los documentos necesarios para tomar decisiones. Sin embargo, subir documentos a un sistema de almacenamiento, nombrarlos, añadir metadatos, guardarlos en ubicaciones específicas e iniciar flujos de trabajo continúa siendo una tarea tediosa que demanda mucho tiempo. Eso sin considerar el costoso riesgo de perder información durante esa tarea manual.

Pero esto se puede evitarse. Podemos asegurarnos resultados óptimos en nuestros procesos de búsqueda y recuperación de documentos. Es fundamental una solución que permita estructurar la información de los documentos con diferentes formatos y organizarlos de manera inteligente, para luego colocarlos en un solo repositorio. De esta manera se puede recurrir a su contenido de una manera mas fácil y ágil a la hora de tomar decisiones.

Estamos hablando de un software inteligente de captura multicanal de documentos que puede ser “entrenado” para el procesamiento de los mismos y la obtención de cierta información, utilizando distintos métodos como redes neuronales, tecnologías de la web semántica o el reconocimiento de patrones sintácticos.

Como funcionan software de captura documental?



La herramienta proporciona una solución al problema desde el mismo origen: la recepción de los documentos de diversas fuentes (papel, email, faxes, formularios web,etc). 

Luego los clasifica y separa ya que reconoce distintos tipos de documentos, es decir, deduce qué clase de documento son (si el documento en cuestión es una factura, un contrato, un presupuesto, etc).

En esta instancia, el software incluye mecanismos de mejora y corrección de imagen. Esto permite que los documentos escaneados tengan las características de calidad que permiten su correcto almacenamiento y procesamiento

Además, extrae información relevante (palabras clave) de los documentos de forma automática. Esto significa que identifica qué datos podemos usar y proporciona metadatos para los documentos que más tarde se enviarán al gestor documental

Asímismo, y en algunos casos de forma previa al almacenamiento, podremos desencadenar un flujo de trabajo colaborativo con varias personas que deban realizar acciones sobre dicho documento, tales como firmarlo (con firma digital), editarlo o hacer comentarios acerca del mismo.

Sobran razones para afirmar que potenciar el uso de un gestor documental con un software de captura inteligente favorece, sin duda, el procesamiento y localización de documentos en un sistema disminuyendo notablemente la intervención humana. Esto resultará en reducir costos y aumenta los beneficios derivados de una rápida toma de decisiones sobre toda la información de la empresa.


Puede contactarnos para solicitar una demo y ver como un software de captura puede resolver sus problemas asociados a los documentos de su empresa.

El rol de RRHH para activar la Transformación Digital

Nuevas tecnologías y la digitalización de las empresas están aquí para quedarse. Sin embargo, a muchas organizaciones les cuesta adaptarse a...