La importancia de evaluar el flujo de sus documentos. Evite problemáticas asociadas al uso de papel


Todos sabemos que la transformación digital implica un cambio de paradigma en la forma en la que encaramos los negocios hoy en día. Por la misma razón, muchas empresas comienzan a contemplar las redes sociales, cloud computing o el big data dentro de sus estrategias. 
Sin embargo, permanecen huérfanas en cuanto a la digitalización de su información. Por ejemplo, un informe señala que del 29 % de un total de 600 profesionales encuestados afirma seguir comunicándose con sus clientes a través del documento físico. Es este aspecto solo un detalle dentro de los procesos de negocio?


La realidad es que las organizaciones están, por decirlo asi, construyendo la casa por el tejado sin contar con los cimientos adecuados. Están entrando en la era digital sin tener en cuenta el uso que hacen del papel y el flujo de documentos que manejan.
Este punto es crucial para gestiones eficaces si tenemos en cuenta  que el 90% de las comunicaciones con clientes  son a través de documentos y el 80% del conocimiento  de los trabajadores de cualquier organización también está soportada en documentos. 

Por eso cabe preguntarse: se esta logrando mantener la documentación correcta y precisa en papel? El análisis revela que los procesos de negocios que dependen del papel implican costos elevados (impresión, traslado archivo, etc), problemas en materia de seguridad y dificultades en la gestión de los datos. Por el contrario, la reducción de documentos físicos  permite responder con agilidad, contar con una mayor seguridad de la información y ofrecer una mayor velocidad en el servicio.

Por eso recomendamos seguir los siguientes pasos:

1. Evaluar y optimizar. Es decir, saber qué uso se hace del papel en su organización y luego rediseñar los procesos de negocio para ajustar y mejorar.
2. Proteger e integrar. La seguridad es una pieza clave a valorar a la hora de implementar cualquier solución en su empresa.
3. Automatizar y simplificar. Eliminar aquellas tareas manuales a fin de evitar  pérdida tiempo, productividad y eficiencia en su organización.

En conclusión, realizar un análisis para saber cómo se está empleando el papel en su organización es el primer paso hacia la efectiva digitalización de las organizaciones.


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