Relación entre los procesos de negocio y un gestor documental

Los procesos de negocio y la toma de decisiones giran en torno al intercambio de información (documentos, expedientes, etc) entre usuarios y departamentos. 

Por ejemplo, si somos una aseguradora, nuestro proceso de gestión de siniestros empieza con una reclamación de un cliente (documento) que da origen a un expediente de siniestro (expediente) y que deberá resolverse con una resolución del expediente (documento).

Si somos un banco que vende tarjetas de crédito, nuestro proceso empieza con una solicitud de tarjeta de crédito que nos hace un cliente (documento), que da lugar a un expediente de análisis de riesgo crediticio (expediente) y que se resolverá con una respuesta a un cliente (documento) y una tarjeta de crédito.

Desde el inicio al final del proceso, lo que estamos haciendo es: gestionando documentos de manera repetitiva.

Al automatizar estos procesos se logra mejorar, en algunos casos de forma espectacular, los tiempos de búsqueda, el rendimiento de los usuarios y el cumplimiento de las disposiciones legales.



Optimice estas gestiones usando herramientas de gestión documental que, entre otras cosas, permiten:
  • Automatizar tareas repetitivas que involucran la gestión y distribución de documentos, desde simples tareas departamentales hasta complejos procesos a nivel de toda la organización. 
  • Cumplir los compromisos al estandarizar y hacer un seguimiento de los procesos, de modo que las organizaciones sepan quien, donde y cuando fallaron la información o las tareas
  • Definir alertas para que un usuario sepa que debe realizar un trabajo, o para que un responsable sea notificado si se completó algún paso específico del flujo de trabajo (o mejor aún, si ese paso se está demorando, de tal manera que se pueda asistir para una solución).
  • Gestionar el acceso a la información para garantizar la seguridad y la privacidad.
  • Flexibilidad a la hora de acceder a la información de la empresa mediante aplicaciones basadas en la nube y dispositivos móviles
  • Lograr un rápido “Retorno de la Inversión” (ROI) al eliminar procesos que consumen tiempo y costosas rutinas manuales, conectando al personal con la información y los procesos que necesitan para mejorar los ingresos y recortar los gastos
Para implementar procesos de negocio en un gestor documental primero debemos identificar casos de uso donde el impacto negativo sea mayor (en costos, tiempo, eficiencia), para solucionar en una primera instancia. Es decir, los procesos en los que estamos perdiendo dinero y que necesitamos mejorar. Segundo, evaluar el proceso existente para obtener una buena compresión del mismo, identificando los cuellos de botella y las excepciones al flujo regular. Luego, debemos desarrollar una estrategia para atacar el (los) caso(s) identificado(s). Se puede arrancar con una prueba piloto en algún punto específico del flujo de trabajo, para demostrar y evaluar los beneficios potenciales.


Garantizar la eficacia de toda la transformación, implica capacitar a las partes interesadas. Es importante que este plan se presente en un contexto más amplio que simplemente "convertir papel en medios digitales". Se deben considerar los beneficios en función de las nuevas tecnologías existentes que permiten impulsar modelos comerciales completamente nuevos. Reemplazar tecnología sin cambiar procesos no es una verdadera transformación.

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