Cómo sacarle mayor provecho a la gestión documental: consiga increíbles resultados con una organización inteligente

Muchas empresas cuenta con un gestor documental que les permite localizar los documentos necesarios para tomar decisiones. Sin embargo, subir documentos a un sistema de almacenamiento, nombrarlos, añadir metadatos, guardarlos en ubicaciones específicas e iniciar flujos de trabajo continúa siendo una tarea tediosa que demanda mucho tiempo. Eso sin considerar el costoso riesgo de perder información durante esa tarea manual.

Pero esto se puede evitarse. Podemos asegurarnos resultados óptimos en nuestros procesos de búsqueda y recuperación de documentos. Es fundamental una solución que permita estructurar la información de los documentos con diferentes formatos y organizarlos de manera inteligente, para luego colocarlos en un solo repositorio. De esta manera se puede recurrir a su contenido de una manera mas fácil y ágil a la hora de tomar decisiones.

Estamos hablando de un software inteligente de captura multicanal de documentos que puede ser “entrenado” para el procesamiento de los mismos y la obtención de cierta información, utilizando distintos métodos como redes neuronales, tecnologías de la web semántica o el reconocimiento de patrones sintácticos.

Como funcionan software de captura documental?



La herramienta proporciona una solución al problema desde el mismo origen: la recepción de los documentos de diversas fuentes (papel, email, faxes, formularios web,etc). 

Luego los clasifica y separa ya que reconoce distintos tipos de documentos, es decir, deduce qué clase de documento son (si el documento en cuestión es una factura, un contrato, un presupuesto, etc).

En esta instancia, el software incluye mecanismos de mejora y corrección de imagen. Esto permite que los documentos escaneados tengan las características de calidad que permiten su correcto almacenamiento y procesamiento

Además, extrae información relevante (palabras clave) de los documentos de forma automática. Esto significa que identifica qué datos podemos usar y proporciona metadatos para los documentos que más tarde se enviarán al gestor documental

Asímismo, y en algunos casos de forma previa al almacenamiento, podremos desencadenar un flujo de trabajo colaborativo con varias personas que deban realizar acciones sobre dicho documento, tales como firmarlo (con firma digital), editarlo o hacer comentarios acerca del mismo.

Sobran razones para afirmar que potenciar el uso de un gestor documental con un software de captura inteligente favorece, sin duda, el procesamiento y localización de documentos en un sistema disminuyendo notablemente la intervención humana. Esto resultará en reducir costos y aumenta los beneficios derivados de una rápida toma de decisiones sobre toda la información de la empresa.


Puede contactarnos para solicitar una demo y ver como un software de captura puede resolver sus problemas asociados a los documentos de su empresa.

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