Lea esto antes de implementar una solución de gestión documental

Muchas empresas buscan una solución de gestión documental. Las razones pueden variar: organizar la documentación digital con la que se trabaja, mejorar el flujo de trabajo de la empresa o generar competitividad para reaccionar con mayor flexibilidad y rapidez a los cambios del mercado, despapelizarse o cumplir con nuevas regulaciones. De seguro el nuevo sistema puede contribuir a lograr estos objetivos y optimizar muchos procesos, ¿pero realmente entienden los problemas actuales que enfrenta la compañía en el manejo de los documentos cuando buscan la solución?

Implementar un gestor documental no es tan solo un cambio tecnológico, es fundamental identificar primero las dificultades operativas relacionadas a la administración de los documentos. A continuación detallamos algunos pasos a seguir para asegurar el éxito.




En una organización existen distintos departamentos que pudieran beneficiarse de un nuevo sistema de gestión documental. Incluso dentro de un mismo departamento se pueden tener varios procesos, por ejemplo, dentro un departamento de finanzas se llevan a cabo funciones como: cuentas por pagar, cuentas por cobrar, informes financieros, auditoría financiera, entre otras.

Una vez identificados los departamentos y procesos se debe considerar el impacto, dónde aprietan más los zapatos. Suele ser donde hay más personas involucradas haciendo trabajos manuales, aquellos que generan quejas constantes de clientes, aquellos que toman demasiado tiempo, aquellos que generan costos en multas o procesos judiciales, etc.

Aquí es donde comienza la clave del éxito: para entender los problemas de cada uno de ellos se debe "escuchar" a los empleados. No solo a los jefes de departamentos, sino también a los operadores o trabajadores de la línea de negocio. Involucrar a los usuarios finales es imprescindible. Ellos son lo que mejor saben cuáles son las herramientas que necesitan para desarrollar su trabajo diario. Sería lógico hacerlos partícipes de un proceso que al fin y al cabo les afectará directamente. Así se podrá dimensionar correctamente la solución a implementar. Conociendo qué usuarios utilizaran el nuevo software, qué datos se necesitan indexar, cómo se organizará la información, cómo debe ser el proceso en sí.

Una vez hecho esto, recién es momento de analizar la compatibilidad técnica e integraciones: qué sistemas se utilizan para cada proceso y si es necesario que el software de gestión documental interactúe con ellos (CRM, ERP, BPM, etc)

Por último y no menos importante: un periodo de formación. De nada sirve adquirir las últimas tecnologías ni el software más avanzado si después los empleados de la organización no están preparados y no saben manejarlo. Será mucho más fácil evitar su rechazo si ellos también ven las ventajas que el nuevo software podría aportar a su forma de trabajar.

En DOKUMENTOR queremos conocer cuáles son las problemáticas funcionales, brindarte una solución a medida y capacitarte.

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