Digitalización de facturas: consejo para una gestión eficiente

La reducción de los costos operativos de un negocio es un punto importante en la lista de objetivos de las empresas, y el proceso manual de facturas de proveedores se encuentra entre las tareas más importantes y costosas.

A pesar de la revolución digital, no cabe duda que la gestión de las facturas de proveedores sigue presentando desafíos. A veces pareciera que todavía estamos viviendo en la década de los ´80: algunas facturas todavía llegan en papel, no tienen un formato uniforme y se contabilizan manualmente, lo que resulta desgastante y toma mucho tiempo.

¿Calculaste cuanto tiempo y dinero le toma a tu empresa procesar una factura? El resultado puede asombrarte. Pero no te preocupes. Existen herramientas tecnológicas que te permitirán obtener mayor ROI y mas rápido.




Cuando hablamos de la digitalización de facturas no nos referimos solamente a una forma de eliminar papel y sus problemas asociados de archivo, ni de trabajar más cómodamente. Estamos haciendo hincapié en una estrategia básica de reducción de costos, tiempo y errores operativos.

En muchas empresas hay personas que se dedican exclusivamente a introducir datos de las facturas en el sistema contable. Pero no debemos olvidar el factor del error humano. Un software de captura y extracción de datos de facturas puede eliminar errores de entrega de datos casi al 100% y automatizar este proceso para que las personas aprovechen su tiempo en funciones más productivas para la empresa.
Para poder reducir la participación de personas en el proceso necesitamos software que sea capaz de:
  • Capturar los documentos desde múltiples fuentes (email, escáner, portal, etc) 
  • Automatizar el inicio de un flujo de trabajo cada vez que se detecte una nueva factura. 
  • Reconocer y extraer automáticamente los datos de la factura. 
  • Automatizar el archivo de la factura. 
  • Exportar automáticamente los datos de la factura al ERP 

Sin embargo, aunque hay diversas herramientas tecnológicas de captura de datos en el mercado, muchas aún no pueden superar algunos retos.

El primero de estos retos es la falta de uniformidad en las facturas, como mencionamos al principio. Aunque en apariencia, todas las facturas son iguales a los ojos de los humanos, el diseño de las facturas de un proveedor difiere con el de otros. Por lo tanto, la posición en la que aparecen los datos no siempre es la misma, lo que dificulta la capacidad de algunas herramientas de captura en encontrarlos. DOKUMENTOR te ofrece una solución que garantiza al menos el 80% de reconocimiento de los datos extraídos.

Otro problema frecuente es que si bien todos los datos como fechas o monedas deben tener el mismo formato en el software contable, dicho formato varía en las facturas origen. Por ejemplo, un proveedor puede utilizar guiones en lugar de barras para separar los dígitos de la fecha, o incluso, colocar las fechas en letras. Las personas sabemos interpretar estos escenarios y traducir para el software contable estos datos, pero no todos los software tienen la autonomía o inteligencia para tomar estas decisiones. Nuevamente te aseguramos que las soluciones propuestas por DOKUMENTOR pueden superar este reto también.

Nuestras soluciones también cuentan con poderosos módulos customizables para validar información en distintas instancias del proceso, como por ejemplo, validación de CAE de las facturas con AFIP.

En cuanto a la integración con otros sistemas, la herramienta te permitirá automatizar la exportación de los datos a tu ERP, sin importar cuál utilices.

En conclusión, en DOKUMENTOR te ofrecemos una solución para automatizar de principio a fin el proceso de cuentas a pagar, cubriendo toda la necesidad del negocio y reduciendo los costos de entrada de datos y demoras en al menos un 50%.


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