No lo dilates más! empezá a trabajar con tus archivos en la nube

La actual situación ha dejado a las claras la necesidad de contar con mayor flexibilidad en términos de acceso a la información. Muchas personas pasaron a trabajar en sus casas de un día para otro y esto presenta muchísimos desafíos, pero a la vez también oportunidades, oportunidades de mejora o de cambio en nuestra forma de trabajar que pueden hacernos más adaptables o resilentes.


Un primer paso primordial para flexibilizar nuestra gestión es empezar a trabajar formalmente en una plataforma de almacenamiento en la nube. Por qué lo decimos

1.     Mejora de tiempos: Mas allá de la situación existente el saber que contamos con los documentos necesarios para llevar a cabo nuestro trabajo desde cualquier lugar nos cambia la manera de pensar y nos permite optimizar tiempos improductivos y evitar desplazamientos innecesarios simplemente porque teníamos que “consultar algo”.

2.     Acceso desde cualquier lugar y cualquier dispositivo: Si bien la tecnología informática se basa en el “hardware”, o sea los aparatos que utilizamos, nuestra computadora, Tablet, smartphone, bien sabemos que estos son susceptibles a fallas, hurto o algún otro incidente. Mantener un repositorio digital basado en la nube nos da capacidades de continuidad de negocio ante estas circunstancias impredecibles.

3.     Eliminá costos ocultos: De esto podemos hablar mucho, pero vamos a concentrarnos en 2 aspectos:

a.     Regeneración de documentos o información: Se pierden valiosas horas semana a semana regenerando información o confeccionando nuevamente documentos que fueron mal guardados, que no se compartieron debidamente al equipo de trabajo o que se sobrescriben sin control

b.     Mantener tecnología obsoleta: La vieja practica de guardar archivos en un servidor conectado a la red es algo absolutamente obsoleto, tiende constantemente al desorden y carece de las funcionalidades que puedan darle control, lleva a los empleados a acumular archivos de forma incesante que después se desconoce su validez, utilidad o vigencia. Nos obliga a mantener hardware y a realizar backups sobre información que en muchos casos es redundante. Y aunque es muy cierto que contratar un servicio de almacenamiento en la nube implica un gasto, nadie puede decir hoy que cubrir esta necesidad no le está saliendo caro, quizás no lo pague en dinero, pero si en ineficiencia y baja competitividad.

4.     Mantener la cadena digital: Mas que un beneficio o una funcionalidad, mantener la cadena digital debe ser una premisa en términos de gestión de la información y cualquier empleado del conocimiento debe adoptarla como tal. ¿Cuál es nuestro principal enemigo en esto? La impresora. El habito de imprimir documentación esta profundamente arraigada y no frena simplemente por poner en el pie del mail “Pensá en el medioambiente antes de imprimir esto”, tampoco se soluciona adquiriendo sistemas de control de impresión que evitan que el empleado imprima sus apuntes de la universidad porque igual sigue imprimiendo desmedida e innecesariamente “archivos de trabajo”
Por eso es responsabilidad de la empresa proveer herramientas practicas de gestión con instrucciones claras respecto de su uso que ofrezcan la alternativa que el empleado debe utilizar antes de apretar el botón Print

5.     Seguridad: Y acá se abre un largo debate que podemos continuar en otro post. Primero empecemos definiendo los pilares de la seguridad de la información, estos son: Integridad, Disponibilidad y Confidencialidad.

a.     Integridad: Esto significa que la información “no se rompa” o corrompa. Lamentablemente en muchos casos al no tener una herramienta colaborativa son nuestros compañeros o colaboradores los que accidentalmente corrompen nuestro trabajo al “pisar un archivo”. ¿Cómo se evita esto?, Simplemente con contar con capacidades de versionado en nuestra plataforma de almacenamiento. Esto por citar un ejemplo

b.     Disponibilidad: La seguridad debe velar por que los sistemas se mantengan activos y la información no se pierda. Para dar una justa respuesta deberíamos asegurarnos que nuestro almacenamiento local cuente con los resguardos necesarios en términos de backups y que los servidores sean gestionados y actualizados debidamente. ¿Cómo estamos con esto?

c.      Confidencialidad: Muchas personas siguen viendo este punto como un freno absoluto a la hora de disponer de información en la nube. He escuchado argumentos como: “No, esta información no la podemos subir a la nube y que cualquiera y la pueda compartir”. Es cierto que la mayoría de las plataformas cuentas con funciones para fácilmente compartir archivos con usuarios externos, pero ¿acaso hoy no puede un empleado mandar un mail con ese mismo archivo adjunto y “compartirlo” con cualquiera? Por lo demás la función de compartir mediante enlace externo se puede deshabilitar en la mayoría de los casos.
A lo que quiero llegar es, ¿vamos a frenar nuestro progreso tecnológico por un miedo infundado que ignora los potenciales riesgos de la situación actual y no ve los posibles beneficios de avanzar?

No es hora de buscar excusas para mantener el statu quo de la gestión. La vida nos lleva a adaptarnos y este es un paso más. Sin embargo, hay que hacerlo bien y eso implica orden, control y procedimientos claros, para todo lo demás va a estar la tecnología trabajando para ustedes.


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